Depuis le 31 mars 2023, tout organisme doit fournir une pièce d’identité par administrateur pour produire sa déclaration de mise à jour annuelle ou courante. C’est également le cas pour les nouveaux organismes dans leur déclaration d’immatriculation, déclaration initiale ou déclaration de réimmatriculation.
Cette démarche a pour but d’améliorer l’exactitude des informations relatives aux personnes physiques déclarées au registre et de renforcer la protection du public en s’assurant que les renseignements fournis correspondent à ceux déjà déclarés. Les organismes devront fournir au Registraire des entreprises une copie d’une pièce d’identité à l’égard de
- chaque administrateur déclaré au registre;
- chaque nouvel administrateur élu.
À noter que cette obligation vise uniquement les administrateurs. Vous devrez ainsi fournir une copie d’une pièce d’identité valide, c’est-à-dire qu’elle doit être non expirée.
De plus, la copie de cette pièce d’identité devra être lisible. Elle sera conservée jusqu’à la date d’immatriculation ou jusqu’à celle du dépôt de la déclaration de mise à jour au dossier de l’entreprise. Elle sera ensuite détruite.
Les copies des pièces d’identité avec ou sans photo suivantes sont acceptées par le Registraire des entreprises. Elles doivent être émises par une autorité gouvernementale, soit une entité qui relève d’un gouvernement.
Seules les pièces d’identité ayant un nom, un prénom et une date de naissance sont acceptées.
Pour les administrateurs canadiens
Les copies de pièces d’identité suivantes sont acceptées :
- passeport;
- permis de conduire ou d’apprenti conducteur;
- carte d’assurance maladie;
- carte de résident permanent du Canada;
- document d’immigration délivré par le gouvernement du Canada (IMN-1442);
- pièces d’identité officielles pour les militaires, les policiers ou les diplomates en poste au Canada;
- certificat sécurisé de statut d’indien;
- certificat de naissance du Québec;
- pièces d’identité délivrée par une province canadienne ou un territoire canadien qui comprend une date de naissance.
Pour les administrateurs étrangers
Les copies des pièces d’identité suivantes sont acceptées :
- passeport;
- toute autre pièce d’identité délivrée par une autorité gouvernementale et sur laquelle figure une date de naissance.
Les copies de pièces d’identité devront obligatoirement accompagner la demande correspondant à votre situation, sans quoi elles seront détruites.